• Главная
• Услуги
• ИТ-консалтинг

Предпроектное обследование

30% проектов по внедрению информационных технологий – неуспешны. 
90% проектов из оставшихся заканчиваются с нарушением сроков, с превышением бюджета, неполным соответствием полученных результатов к намечавшимся.

• Нужно ли вообще проводить такое обследование?
• Какова цель предпроектного обследования?
• Что заказчик получит в результате?
• В чем заключается выгода для заказчика?
• Делать ли предпроектное обследование бесплатно или за деньги?
• Сможет ли оно окупиться?

Когда предпроектное обследование необходимо 

Обследование можно и не проводить, но если специфика деятельности предприятие велика, то предпроектное обследование проводить нужно обязательно. Еще раз подчеркнем. Необходимость в предпроектном зависит не от величины предприятия, а от степени отличия его бизнес-процессов от типовой конфигурации. Под типовой конфигурацией будем понимать «1С: Управление производственным предприятием 8». Конфигурация ориентирована на дискретное сборочное производство (мебель, тракторы), оптовую торговлю.

Цель обследования – выработать совместно с заказчиком эффективные направления дальнейшего развития информационной системы управления, дать оценку существующих у заказчика способов и методов учета.

Результаты предпроектного обследования

По результатам обследования заказчик получает:

• список существующих в компании бизнес-процессов и требования к ним;
• оценку соответствия функциональных возможностей предлагаемой системы автоматизации реальным бизнес-процессам заказчика;
• бюджет и график реализации проекта автоматизации с учетом доработок системы под уникальные особенности бизнес-процессов заказчика;
• стоимость программного обеспечения (лицензии) и техники (сервера), которые будет необходимо приобрести заказчику для полноценного функционирования новой системы автоматизации;
• оценку требуемых ресурсов (технических, трудовых), которые будут нужны на этапе внедрения системы;
• рекомендации по оптимизации существующих бизнес-процессов (опыт предыдущих внедрений);
• оценку возможных рисков, которые могут повлиять на качество работы;
• предложения по оптимизации затрат на развертывание системы за счет возможного выполнения части работ собственными силами.

Этапы предпроектного обследования

Обследование выполняется в два этапа. На первом этапе определяется стоимость работ проекта при подходе к автоматизации процессов «как есть», т.е. без оптимизации затрат. На втором этапе заказчик и исполнитель принимают решение, какие из существующих процессов можно изменить, чтобы достичь их полного соответствия типовой конфигурации, либо достичь соответствия при минимальных доработках типовых механизмов. Определяют какие работы заказчик сможет выполнить самостоятельно (обычно это написание инструкций). Этот этап предпроектного самый ценный для заказчика, он позволяет сэкономить в дальнейшем значительные суммы.

После такого небольшого реинжиниринга процессов определяется окончательная стоимость проекта  и составляется график работ, который делится на этапы. 

Оптимизация расходов на обследование

Итак, предпроектное обследование позволяет определить стоимость проекта автоматизации. Чем выше профессионализм исполнителя, тем точнее будет определена эта сумма. Но погрешность в оценке бывает всегда. Возникает она в результате следующих причин:

• описаны не все бизнес-процессы (оплачено недостаточное количество времени на предпроектное обследование, не предоставлена информация заказчиком);
• бизнес-процессы описаны не точно (недостаточная квалификация исполнителя и/или заказчика);
• неверно оценен объем работ по автоматизации бизнес-процессов (недостаточная квалификация исполнителя).

В компании различают три стадии исполнения предпроектного исследования:

• экспресс-диагностика,
• предпроектное обследование,
• контрольный пример. 

На первой стадии выполняется экспресс-диагностика. Как правило, она длится 4-8 часов. В результате принимается решение о целесообразности предпроектного обследования и его продолжительности. Для небольших проектов часто достаточно этой первой стадии для определения стоимости проекта. Погрешность может составлять до 50%. Для экспресс-диагностики заказчик должен предоставить:

• учетную политику,
• коллективный договор,
• регламентную отчетность по управленческому учету,
• регламенты работы с покупателями и поставщиками,
• схемы мотивации и другое.

Очень важно обеспечить исполнителю доступ к базам данных (копии или удаленно). Исполнитель выдает заказчику опросные листы для бухгалтерского учета.

Выводы

Проанализировав данную информацию, можно дать ответы на поставленные вначале статьи вопросы.

• При предполагаемой сумме проекта более 500 000 рублей проводить обследование крайне рекомендуется. 
• Цель предпроектного – успешно выполнить проект.
• Результат предпроектного обследования – объем, сроки и стоимость работ проекта.
• Предпроектное обследование может сэкономить 20-40% от стоимости проекта.
• Часто экспресс-диагностика выполняется бесплатно. Само предпроектное не может быть бесплатным, так как требует значительного времени специалистов высокой квалификации.
• Уровень квалификации, опыта исполнителя на предпроектном обследовании не менее важен, чем на самом проекте.